Datenschutzordnung

Datenschutzordnung des Sportfischervereins 1969 e.V. Neudorf

Die vorliegende Datenschutzordnung regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten und Informationen nach der Datenschutzgrundverordnung DS-GVO, die im Rahmen der Vereinsarbeit erforderlich sind zur Betreuung und Verwaltung der Mitglieder sowie Gastanglern und zur Verfolgung der Vereinsziele, gemäß Satzung vom 30.01.2014, sowie den darüber hinaus geltenden Richtlinien zur Ausübung der Angelfischerei an den Vereinsgewässern.

1) Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortliche Stelle ist:

Sportfischerverein 1969 e.V. Neudorf

Helmut Kling, 1.Vorsitzender

Fasanenweg 1

76694 Forst

 

2) Welche Daten verarbeiten wir und zu welchem Zweck?

Relevante personenbezogene Daten sind Personalien ( Name/Vorname, Adresse und Kontaktdaten, Geburtstag und Staatsangehörigkeit, sowie Legitimationsdaten z.B. Fischerprüfungsnachweis, Jahresfischereischein und Authentifikationsdaten (Unterschrift) des künftigen Mitglieds/Angelkarteninhabers, bei Jugendlichen zusätzlich die Personalien und Kontaktdaten des Erziehungsberechtigen.

Die Datenerhebung erfolgt schriftlich mittels vereinseigener Vordrucke.

Bei Jugendlichen dient die Datenverarbeitung der Erziehungsberechtigten ausschließlich zur Genehmigung deren Entscheidungen bis zur vollen Geschäftsfähigkeit und zum direkten Kontakt und Information bei vereinsinternen Veranstaltungen.

Bei Angelkarteninhabern sind zusätzliche Daten (Fanglisten) zur Erfüllung von Kontroll- und Meldepflichten gegenüber den Behörden, sowie zur Neuausstellung / Verlängerung der Angelerlaubnisscheine erforderlich.

Relevante personenbezogene Daten sind erforderlich zur unmittelbaren Identitäts- und Altersprüfung der Person, rechtmäßigen Begründung und Verwaltung der Mitgliedschaft im Sportfischerverein 1969 e.V. Neudorf entsprechend den gesetzlichen Vorgaben nach Art.6 Abs.1 lit. b DS-GVO

Zur Mitgliedsbeitragsabwicklung (SEPA- Lastschriftmandat) werden zusätzlich Bankverbindung, IBAN, BIC erhoben.

Im Rahmen der Förderung von Vereins- und Jugendarbeit zur Verfolgung der Vereinsziele durch uns oder berechtigter Interessen Dritter (Interessenabwägung gemäß Art. 6 Abs.1 lit. f DS-GVO) werden personenbezogene Daten an die Gemeindeverwaltung (z.B. Jugendförderung, Ehrung für besondere Leistungen, Aufwandsnachweise) sowie an den Landesfischereiverband Baden Württemberg (z.B. Verbandsehrungen, Mitgliedschaft mit Erhalt der Verbandszeitschrift) weitergegeben.

Der Verein hat Versicherungen abgeschlossen oder schließt solche ab, aus denen er und/ oder seine Mitglieder, bzw. berechtigte Dritte Leistungen beziehen können. Soweit dies zur Begründung, Durchführung oder Beendigung dieser Verträge erforderlich ist, übermittelt der Verein personenbezogene Daten seiner Mitglieder, bzw. berechtigte Dritte (Name, Adresse, Geburtstag oder Alter, Funktion(en) im Verein, etc.) an das zuständige Versicherungsunternehmen. Der Verein stellt hierbei vertraglich sicher, daß der Empfänger die Daten ausschließlich dem Übermittlungszweck gemäß verwendet.

Aufgrund Ihrer Einwilligung ( Art.6 Abs.1 lit. a DS-GVO) werden Daten ( Name/ Vorname, Alter (bei runden Geburtstagen), Leistungsdaten fischereilicher und sportlicher Veranstaltungen, sowie Bildmaterial zu vereinsinternen Marketingzwecken z.B. in örtlichen oder regionalen Presse, Vereinshomepage veröffentlicht. Informationen aus dem persönlichen Lebensbereich von Ihnen als Mitglied (z.B. Vermählung, Geburt von Kindern, Abschluß von Schul- oder Berufsausbildungen) werden nur veröffentlicht, wenn Sie dazu ausdrücklich ihr Einverständnis dazu erklärt haben.

Bei Mitgliedern des Vorstands werden die Adress- und Kontaktdaten in eine Verwaltungsliste (Erreichbarkeitsliste) aufgenommen, die mit Partnervereinen zwecks Austausch und Verfolgung gemeinsamer Ziele gegenseitig ausgetauscht wird. Eine aktuelle Verwaltungsliste mit Namen und Erreichbarkeit, ist im Schaukasten am Fischerheim angebracht, sowie in der Vereinshomepage hinterlegt.

Grundsätzlich wird bei Veröffentlichung von Mitgliederdaten zurückhaltend verfahren und nur die relevanten Daten veröffentlicht, die im Zusammenhang mit dem zu veröffentlichenden Ereignis stehen (so wenig wie möglich und so viel wie nötig). Darüber hinausgehendes bedarf der ausdrücklichen Zustimmung der betroffenen Mitglieder.

Die erteilte Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit widerrufen werden. Bitte beachten Sie, daß der Widerruf erst in der Zukunft wirkt. Veröffentlichungen vor dem Widerruf sind nicht betroffen.

 

3) Wo und wie lange werden meine Daten gespeichert?

Der Sportfischerverein 1969 e.V. Neudorf nutzt für die Speicherung der personenbezogenen Daten keine externen Dienstleister und Clouds im Sinne einer Auftragsverarbeitung und speichert die Daten auf eigener, ggf. auf EDV-Ausstattung ehrenamtlich tätiger und für die Datenverarbeitung berechtigter Mitglieder, nach dem jeweiligen Stand der Technik geschützt und gesichert Art.32 DS-GVO.

Die Speicherung endet mit Austritt aus dem Verein, bzw. bei Tod des Mitglieds. Aktuelle Änderungen werden in der regelmäßigen Vorstandssitzung kommuniziert, für die Synchronisierung der Daten gilt eine Übergangsfrist bis zum Ende des aktuellen Kalenderjahres in dem die Änderung erfolgt.

Zur Nachvollziehbarkeit der Vereinshistorie und Erstellung von Vereinschroniken werden personenbezogene Daten wie Name/ Vorname, Dauer der Mitgliedschaft, Dauer von Verwaltungsfunktionen, wesentliche Aufgaben, fischereiliche und sportliche Leistungen, Ehrungen, incl. Bildmaterial archiviert.

Zugänglich sind diese Daten nur für die jeweils aktuellen Vorsitzenden incl. Vertreter, dem Schriftführer und Kassier incl. Vertreter. Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch(HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Diese betragen zwischen zwei und zehn Jahren. Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die z.B. nach §195ff des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel 3 Jahre, in bestimmten Fällen bis zu 30 Jahren betragen können.

 

4) Wer ist berechtigt meine Daten zu verarbeiten?

In vollem Umfang sind berechtigt: 1.Vorsitzender, 2. Vorsitzender, Schriftführer,1. Kassier, 2. Kassier.

Diese Personen sind ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen ihrer Funktion beschäftigt.

Vertretungsweise werden temporär z.B. bei Angelkartenausgabe die Gewässerwarte mit einbezogen.

Auszugsweise und auf Weisung zur Veröffentlichung in der örtlichen Presse und Vereinshomepage sind berechtigt der Pressewart und der Homepageverantwortliche.

Die Gewässerwarte, Gerätewarte und der Fischerheimverantwortliche verarbeiten nur personenbezogene Daten im Rahmen ihrer Aufgaben z.B bei der Organisation und Durchführung interner Veranstaltungen.

Jugendwarte sind berechtigt Daten der ihnen anvertrauten Jugendlichen, incl. Erziehungsberechtigten im Rahmen der Jugendarbeit und Sicherstellung der Aufsichtspflicht zu verarbeiten.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten Art.6 Abs.1 lit. b und f DS-GVO erfolgt ausschließlich der Erfüllung satzungsgemäßer Ziele des Sportfischervereins 1969 e.V. Neudorf und seiner sich gegebenen Richtlinien. Eine missbräuchliche Nutzung zu privaten und anderen, der Person und dem Verein schadenden Zwecke, ist ausdrücklich untersagt. Davon ausgenommen ist die Aufklärung von Straftaten.

 

5) Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten

Jedes Vereinsmitglied des Sportfischerverein 1969 e. V. Neudorf hat die Möglichkeit über die von Ihr/ihm eingewilligten Daten zur Verarbeitung vollständig innerhalb eines Monats Auskunft zu erhalten (Art. 15 DS-GVO) und kann diese Einwilligung jederzeit bei den in vollem Umfang zur Datenverarbeitung berechtigten Personen widerrufen.

Zum Nachweis hat dies schriftlich und kann formlos erfolgen.

Personenbezogene Daten sind unverzüglich zu löschen (Art.17-DS-GVO), sofern der Zweck für den sie verarbeitet wurden, weggefallen oder erreicht ist, die betroffene Person ihre Einwilligung widerruft,

Widerspruch wegen unrichtiger Darstellung einlegt (Art.16 DS-GVO), die unrechtmäßig verarbeitet wurden, oder die Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist (letzteres z.B. bei Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen) und eine Einschränkung der Verarbeitung (Art.18 DS-GVO) erforderlich ist, sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach (Art.20 DS-GVO). Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §34 und §35 BSDG.

 

6) Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Im Rahmen der Begründung und Verwaltung der Mitgliedschaft beim Sportfischerverein 1969 e.V. Neudorf müssen nur die unter 2) genannten Daten bereitgestellt werden. Bei Verweigerung dieser Daten werden wir in der Regel eine Mitgliedschaft ablehnen, nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen.

Insbesondere zur Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und Verordnungen sind wir verpflichtet personenbezogene Daten zu erheben und zu prüfen (z.B. Legitimationsdaten, Prüfungsnachweis Fischerprüfung, Jahresfischereischein).

 

7) Verpflichtung und Organisatorisches

Alle mit der Verarbeitung personenbezogener Daten berechtigten Personen werden mit Übernahme

Ihrer Funktion darauf hingewiesen und haben schriftlich zugesichert, sich an die vorliegende Datenschutzordnung zu halten.

Bei der Veröffentlichung von Bildmaterial behält sich der Verein die Auswahl vor zur Vermeidung von anstößigem Inhalt oder anstößiger Darstellung von Personen.

Bei Vorstandswechsel ist diese Datenschutzordnung hinsichtlich der Zuständigkeits-/ Adressdaten anzupassen. Inhaltliche Änderungen dürfen nur vorgenommen werden, sofern sie der DS-GVO nicht widersprechen.

 

8) Datenschutzhinweis und Haftungsausschluss

Personenbezogene Daten incl. Bildmaterial welches das Mitglied selbst in der Presse oder im Internet öffentlich zugänglich gemacht hat oder von Dritten ohne unser Wissen und unsere Zustimmung angefertigt und veröffentlicht wurden, liegen nicht in unserem Verantwortungsbereich. Hierfür ist das Mitglied selbst verantwortlich oder muß sich an die veröffentlichende Stelle wenden.

 

9) Datenschutzbeauftragter

Da beim Sportfischerverein 1969 e.V. weniger als 10 Personen ständig beschäftigt sind personenbezogene Daten zu verarbeiten, wird die Rolle des Datenschutzbeauftragten vom 1. Vorsitzenden wahrgenommen.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der Datenaufsichtsbehörde (Art.77 DS-GVO in Verbindung mit §19 BSDG). Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Dr. Stefan Brink, Königstraße 10a, 70173 Stuttgart, Tel.: 0711/615541-0, poststelle@lfdi.bwl.de, www.baden-württemberg.datenschutz.de

 

Graben-Neudorf, den 22.04.2018

Helmut Kling, 1. Vorsitzender